ادارة الحشود:الفروقات الجوهرية بين الفعاليات , المؤتمرات ,والمعارض

1. الفعاليات (Events) : إدارة التدفق والتجربة (Flow -Experience)

الفعاليات بمفهومها الواسع( كالحفلات , والمهرجانات الصغيرة والكبيرة ), تتميز بتركيزها على التفاعل العاطفي والتجربة المباشرة .

• طبيعة الحشد : غالبا ما يكون الحشد غير متجانس ويأتي لتحقيق هدف ترفيهي او اجتماعي معين يميل الى التحرك العشوائي او التجمع حول مناطق محددة (كالمنصة الرئيسية والاكشاك التفاعلية)

• استراتيجية الإدارة: تعتمد على إدارة التدفق (Flow) والحيلولة دون الازدحام النقطي(Bottlenecks) من نقاط الدخول والخروج والمناطق التفاعلية يجب ان تكون الإشارات واللافتات ممتعة وبسيطة وتتماشي مع تصميم الحدث.

2. المعارض(Exhibitions/Expos): إدارة التوزيع الازدواجية

المعارض التجارية تركز على العرض والبيع والتواصل بين الشركات (B2B) او بين الشركات الجمهور (B2C).

• 'طبيعة الحشد : حشد كثيف وبطئ الحركة يميل الى التوقف الطويل امام الاكشاك (Booths) التي تهمه , هناك ازدواجية في الحركة : حركة متدفقة بين الممرات وحشود متكتلة داخل مناطق العرض.

• استراتيجية الإدارة : الهدف الأساس هو ضمان توزيع متساو للحشود على كامل مساحة العرض لمنع التكدس في الممرات الرئيسية. يتم ذلك عبر تصميم الخريطة بعناية, ووضع نقاط جذب في نهاية القاعات لأغراء الزوار بالمرور بكامل المساحة .

التحديات الرئيسية : التحكم في كثافة المتر مربع الواحد خاصة عن الاكشاك المشهورة ,يجب ان تكون الممرات أعرض بكثير مما هو عليه في المؤتمرات لتسهيل الحركة والتوقف , كما يجب إدارة نقاط تحميل وتفريغ البضائع لدى المشاركين بحيث لا تتداخل مع حركة الزوار.

3. المؤتمرات (Conferences): أدارة الانتقال والتركيز

المؤتمرات متخصصة وتهدف الى تبادل المعرفة والتعليم, مما يفرض تحديات مختلفة على إدارة الحشود.

• طبيعة الحشد : حشد متجانس ومستهدف يتقيد بجدول زمني صارم , يتميز بتحركات متكررة ومفاجئة (اندفاع جماعي) بين الجلسات العامة والقاعات وورش العمل و فترات الاستراحة للقهوة والغداء .

• استراتيجية الإدارة : تتطلب أدارة الحشود هنا دقة زمنية عالية . يجب تخطيط مسارات الانتقال لتقليل الاحتكاك التأخير بين القاعات . يتم التركيز على أدارة الطوابير في مناطق التسجيل وأستلام الشارات والتوجيه الواضح نحو القاعات حسب اهتمامات الحضور.

• التحديات الرئيسية : أدارة فترات الذروة (بداية اليوم وفترات الاستراحة) وتجنب الفوضى عند تبديل الجلسات . كما يجب أدارة توزيع المقاعد في القاعات لضمان تجربة تعليمية مربحة للجميع . نظام التوجيه والأشارات يجب ان يكون أكاديميا ومهنيا وواضحا.